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Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Warum immer mehr Unternehmen ihre Prozesse automatisieren

Der klassische Pendelordner verliert mit der stetig voranschreitenden Digitalisierung aller Arbeitsprozesse immer mehr an Bedeutung. Die digitalen Prozesse entwickeln sich weiter, Papierbelege verschwinden. Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen heute bereits auf elektronischem Wege. Vor Jahren noch undenkbar, verlangen mittlerweile auch Behörden – insbesondere die Finanzverwaltung – viele Unterlagen in digitaler Form. Der Handlungsdruck wächst auf immer mehr Unternehmen, ihre klassisch geführte Buchhaltung auf den neuesten technologischen Stand zu bringen.

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nterlagen und Belege füllen seit Jahrzehnten endlose Regalmeter oder ganze Archive, weil Steuerpflichtige die Dokumente bis zu zehn Jahre aufbewahren müssen. Damit es den Behörden nicht genauso geht, und weil sie auf demselben Weg die Effizienz steigern wollen, fordern sie heute fast alles digital ein: Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohnsteueranmeldungen, betriebliche und private Steuererklärungen aber auch die Verpflichtung zur Veröffentlichung der Geschäftszahlen beim elektronischen Bundesanzeiger. Seit geraumer Zeit besteht sogar die Pflicht, die Bilanz in Form einer E-(elektronischen) Bilanz abzugeben.

Was sind die Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung?

Viele Unternehmer sehen den Vorteil der Digitalisierung zunächst in den positiven finanziellen Effekten, die ein Umstieg mit sich bringt, denn: Die Buchhaltung digital zu lagern, ist um ein Vielfaches günstiger. So kosten Lagerräume und die manuelle Arbeitskraft, um die Papiermengen zu bewältigen, wesentlich mehr als zusätzlicher Speicherplatz in Form von Servern, Festplatten oder webbasierten Clouds. Unternehmen sparen außerdem Druckkosten und Porto. Digitale Buchhaltung ist aber nicht nur bei den Sachkosten überlegen, sondern auch beim Zeitaufwand. Durch geschickte Verschlagwortung finden die Mitarbeiter in der digitalen Buchhaltung auf Anhieb die richtigen Belege, weil diese mit der Buchung „verknüpft“ sind. Früher mussten Mitarbeiter Akten händisch bearbeiten und den richtigen Beleg suchen – heute kommt der Beleg zum Mitarbeiter.

Digitale Buchhaltung ist aber nicht nur bei den Sachkosten überlegen, sondern auch beim Zeitaufwand.

Und nicht nur das: Nutzt das Unternehmen eine gesicherte Onlineplattform (Cloud), um Daten zu speichern, kann diese auch direkt als Schnittstelle zwischen Unternehmen und steuerlichem Berater dienen. So arbeitet die Kanzlei SIEMER + PARTNER eng mit ihrem Kooperationspartner DATEV zusammen und bietet z.B. mit Unternehmen online die ideale Plattform für einen direkten Austausch an. So können sowohl die Mitarbeiter des Unternehmens, die Unternehmer als auch der steuerliche Berater auf die Unterlagen zugreifen. Der aufwendige Austausch von Akten per klassischem Pendelordner entfällt, das Unternehmen profitiert von den Einsparungen in der Logistik und den beschleunigten Abläufen.Mit der Digitalisierung erwächst eine neue Form der „Aktenmobilität“. So kann jeder Berechtigte von überall auf alle Unterlagen zugreifen – per Laptop, Tablet und Smartphone. Mit dem Smartphone können Belege zum Beispiel auch schnell abfotografiert und direkt digitalisiert weitergeleitet werden. Das Resultat: Informationsvorsprünge. Durch den direkten, unverzögerten Austausch bekommt der Unternehmer alle Zahlen immer zeitnah. 

Rund ein Viertel der Unternehmen haben ihre Finanzbuchhaltung bereits digitalisiert. Der digitale Weg bringt viele Effizienzgewinne für Unternehmer. Um die individuellen Potenziale auszuloten, ist es empfehlenswert eine volldigitale Kanzlei wie SIEMER + PARTNER einzubeziehen.

 

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