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Der Weg zur digitalisierten Finanzbuchhaltung

Wie Sie digitale Buchhaltung umsetzen

Mit fortschreitender Digitalisierung steigt der Handlungsdruck in den Unternehmen, über eine Umstellung auf eine digitale Buchhaltung nachzudenken. Bisher liegt der Anteil derer, die ihre Prozesse angepasst haben, Untersuchungen zufolge bei rund einem Viertel. Auch die öffentliche Verwaltung und insbesondere die Finanzbehörden befinden sich im Umstellungsprozess. Aber wie läuft der Umstieg auf die digitale Finanzbuchhaltung überhaupt ab?

U

m elektronische Dokumente zu verwalten, setzen Unternehmen immer häufiger auf Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Die Programme bieten die Möglichkeit sämtliche Posteingänge zu digitalisieren. Sie können Ihre Dokumente verschlagworten und sehr schnell wiederfinden. Je sauberer man bei der Verschlagwortung vorgeht, desto einfacher ist es später die benötigten Daten im System zu finden.


Eine Digitalisierung der gesamten Buchhaltung ist nicht immer nötig. Ein Unternehmen muss also nicht zwangsläufig alle Unternehmensbereiche sofort digitalisieren, sondern kann mit Teilbereichen beginnen. Auch einzelne Prozesse anzupassen kann interessant sein. Die umfassende Umstellung bietet allerdings für viele Unternehmen einen beachtlichen Mehrwert. Unabhängig davon, ob es sich um einen kompletten oder einen teilweisen Umstieg handelt: Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen wird immer bedeutender. In drei Phasen setzen Sie die digitale Buchhaltung um:

Phase 1: Weg mit den Kontoauszügen in Papierform

In der ersten Phase optimieren Sie die Verarbeitung  Ihrer Bankgeschäfte in der Buchhaltung. In der Vergangenheit enthielt die Buchhaltung einen großen Stapel an Kontoauszügen. Der Buchhalter ging die Dokumente durch, kontierte darauf und erfasste sie anschließend im System. Heute besteht die Möglichkeit, die Kontoumsätze der Bank zu importieren. Mit diesem Verfahren erreichen alle Kontobewegungen das Unternehmen auf digitalem Weg. Auch das körperliche Transportieren der Buchhaltungsunterlagen zum Steuerberater kann man sich dann ersparen. Der Steuerberater kann direkt – beispielsweise über eine gesicherte Verbindung der DATEV – auf die Kontodaten zugreifen. Die Daten digital zu importieren hat noch einen weiteren großen Vorteil: Mit entsprechenden Tools lassen sich die hinterlegten Daten im System weiterentwickeln. So erkennt eine Lerndatei ganz automatisch z. B. regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, wie beispielsweise Miete oder Leasing und kann diese mit einem Buchungsvorschlag versehen. Dies gilt auch für Kunden- und Lieferantenrechnungen – und die eingehenden und ausgehenden Zahlungen werden direkt und automatisiert zugeordnet. 

Phase 2: Das elektronische Kassenbuch

Vor Beginn der Digitalisierung gab es dicke Kassenbücher mit Durchschlag – klassisch geführt, handschriftlich mit dem Kugelschreiber. Der Durchschlag blieb im Kassenbuch. Die Buchhaltung schickte das Original an den Steuerberater. Entdeckte der z. B. beim 75. Eintrag im Kassenbuch einen Fehler, war das oft ein großes Problem. Heute helfen kleine Tools (excel- oder webbasiert) Ungenauigkeiten zu verhindern. Nebenbei ist sichergestellt, dass das Kassenbuch am Ende nicht mehr veränderbar ist und damit den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht – ein nützlicher Nebeneffekt der Digitalisierung.

Phase 3: Kunden- und Lieferantenrechnungen

In der dritten Phase geht es um die Digitalisierung der Kunden- und Lieferantenrechnungen. Mit einem Programm zur Fakturierung können Unternehmen die Ausgangsrechnungen über eine Schnittstelle in die Buchhaltung einspielen. Zudem können Sie digitalisierte Belege durch eine OCR-Texterkennung laufen lassen. Das Programm erkennt wichtige Parameter wie Rechnungsnummer, Datum oder Betrag und markiert sie. So wird der Beleg bereits nach den entscheidenden Kriterien analysiert – ganz automatisch.

Im nächsten Schritt können alle eingehenden Lieferantenrechnungen elektronisch verarbeitet werden. Das bedeutet: Alle Rechnungen einscannen, bereitstellen und dann direkt im System verarbeiten. Anschließend können Sie die „Belege“ dem Steuerberater digital zur Verfügung stellen.

Im Zuge dieser Umstellung wird außerdem festgelegt, wie der Zahlungsverkehr von Lieferantenverbindlichkeiten abgewickelt wird. Das geschieht entweder im Unternehmen selbst oder der Steuerberater kommt vorbereitend ins Spiel. Er erstellt Zahlungsvorschlagslisten und bereitet die Zahlungen vor – der Unternehmer muss sie nur noch über ein EBICS- oder HBCI-Verfahren auslösen.

Voraussetzungen für die digitale Buchhaltung

Grundausstattung für die Digitalisierung ist ein Scanner. Anstatt den Beleg abzuheften, wird er eingescannt und damit digitalisiert. Mithilfe des Scanners kann der Beleg direkt an die eigene E-Mail-Adresse geschickt oder in eine Cloud geladen werden. Ein Beispiel für eine solche Cloud ist Unternehmen online von der DATEV, wie sie die Kanzlei SIEMER + PARTNER anbietet. In dieser Cloud können die Daten dann vom Unternehmen und dem zuständigen Steuerberater eingesehen und bearbeitet werden. Vorgeschaltete Programme, die das Unternehmen bereits nutzt, können mit entsprechenden Schnittstellen unproblematisch eingebunden werden. Zusätzliche Hard- und Softwareoptionen können die Arbeitsprozesse in der digitalisierten Buchhaltung weiter vereinfachen, müssen aber im Einzelfall von Experten auf die Situation abgestimmt werden.

Gerade auch im Zuge der Unternehmensnachfolge kann die Digitalisierung eine erhebliche Rolle spielen. Denn Prozesse, die dem Stand der Technik entsprechen, wirken sich unmittelbar auf die Ertragskraft des Unternehmens und damit seinen Wert aus, und während die Veränderungen den älteren Unternehmer vielleicht eher abschrecken, entwickelt die Nachfolgegeneration oftmals geradezu einen Anspruch, alles digital abwickeln zu wollen.

Die digitalisierte Finanzbuchhaltung bringt viele Effizienzgewinne für Unternehmer. Dieser Prozess muss aber nicht hereinbrechen wie ein Naturereignis – er kann Schritt für Schritt eingeführt werden. Um ein detailliertes und maßgeschneidertes Konzept für die Digitalisierung Ihres Unternehmens zu erstellen, ist es auf jeden Fall empfehlenswert, eine volldigitale Kanzlei wie SIEMER + PARTNER hinzuzuziehen, um die individuellen Bedürfnisse und Potenziale auszuloten. Dann steht der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung nichts mehr im Weg.

Weitere Informationen erhalten Sie gerne durch Herrn Steuerberater Jan Schmidtke.

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