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Elektronische Kassensysteme

Verschärfte Anforderungen ab dem 1. Januar 2017 — was Sie jetzt unternehmen müssen

Unternehmen der bargeldintensiven Branchen stehen umfangreiche Veränderungen ins Haus. Bereits durch ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) aus 2010 sind die Anforderungen an Kassensysteme verschärft worden. Infolge einer Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016 kam dies jedoch bislang nicht zum Tragen. Vor diesem Hintergrund stellen sich den Unternehmen, die wesentliche Bareinnahmen erzielen, viele Fragen.

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as ändert sich zum 1. Januar 2017?

Die Neuerungen betreffen elektronische Registrierkassen. Die sog. offene Ladenkasse ist ein rein manuelles System und somit von diesen Änderungen nicht erfasst. Ab dem Jahr 2017 sind die folgenden Grundsätze zu beachten:


  • Grundsatz der Einzelaufzeichnungen: Alle relevanten Daten des Kassensystems müssen unverändert abgespeichert und vollständig aufbewahrt werden.
  • Ebenso aufzuzeichnen sind Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen.
  • Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden, d. h., ein Bon oder Rechnungserteilung ohne Erfassung der vereinnahmten Beträge ist unzulässig.
  • Kasseneinnahmen und –ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden.
  • Daten müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren verlustfrei gespeichert werden können. Bedienungsanleitungen und Wartungsprotokolle sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren.
  • Alle relevanten Daten müssen für den Zugriff des Finanzamtes jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. 

Muss zwingend eine neue Kasse angeschafft werden?

Sofern Ihr derzeit im Einsatz befindliches Kassensystem bereits heute sämtliche Vorgänge einzeln aufzeichnet, die Daten über einen Zeitraum von zehn Jahren speichert und man diese Daten elektronisch exportieren und lesbar machen kann, erfüllt Ihr Kassensystem bereits heute wesentliche Teile der oben genannten Anforderungen und Sie können es weiter nutzen. Auch kommt vielfach eine Anpassung bzw. Erweiterung bestehender Kassensysteme in Betracht. Sofern jedoch durch Ihre Kasse keinerlei Daten gespeichert werden, da die Daten nach Erstellung des Tagesendsummenbons (sogenannter Z-Bon) gelöscht werden, ist eine Neuanschaffung aller Voraussicht nach zwingend.

Kommen Sie den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht nach, wird im schlimmsten Fall die Ordnungsmäßigkeit Ihrer gesamten Buchführung in Frage gestellt. Infolgedessen wäre das Finanzamt befugt, Ihre Einkünfte zu schätzen.
Marco Scheper, Wirschaftsprüfer, Steuerberater und Partner, SIEMER + PARTNER

Welche Folgen hat ein nicht den Anforderungen entsprechendes Kassensystem?

Kommen Sie den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht nach, wird im schlimmsten Fall die Ordnungsmäßigkeit Ihrer gesamten Buchführung in Frage gestellt. Infolgedessen wäre das Finanzamt befugt, Ihre Einkünfte zu schätzen. Ab dem Prüfungsjahr 2017 werden hier detaillierte Prüfungen durch die Finanzverwaltung erfolgen. Dies kann ggf. zu nennenswerten Steuernachzahlungen führen.

Sind weitere Verschärfungen geplant?

Ein Gesetzesentwurf sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2019 das eingesetzte Kassensystem zwingend von einer staatlichen Einrichtung zertifiziert werden muss. Darüber hinaus soll eine durch die Finanzverwaltung durchgeführte Kassennachschau als eine Möglichkeit der unangekündigten Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen eingeführt werden.

Fazit

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Kassensystem den Anforderungen ab 2017 entspricht, empfehlen wir Ihnen unbedingt eine Überprüfung. Gerne stehen wir Ihnen hierbei auch für Gespräche mit Kassenherstellern zur Seite und erarbeiten mit Ihnen eine ganzheitliche Lösung, die sowohl die Erfüllung der Anforderungen ab 2017 als auch (soweit möglich) die kommenden Vorschriften ab 2019 im Blick hat.  

Weitere Informationen erhalten Sie von der Oberfinanzdirektion Karlsruhe unter dem hier verlinkten PDF.

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